myynti-iltamat_www_logo

Konkreettista myyntiopastusta ja kannustavaa takapuolelle potkimista pienyrittäjille kautta Suomen: Myynnin pelko on konkurssin alku!

Tervetuloa tekemään Myynti-iltamat tapahtumaa kanssamme!

Tältä sivulta löydät valmista sisältöä Myynti-iltamien markkinointiin sekä käytännön ohjeita järjestelyihin. Mikään ei tietenkään estä teitä tekemästä juuri sellaista omaa markkinointia kuin haluatte, mutta näillä pääsette alkuun. Huomiottehan, että markkinointi aloitetaan vasta, kun kiertue on julkistettu! Sen jälkeen voitte lisätä tapahtuman nettisivuillenne ja viestiä siitä jäsenillenne. Kiertue yritetään suunnitella niin, että tapahtumapäivämäärät eivät osuisi yhdistyksen kannalta kiireiselle viikolle, mutta myös pitää kiertue logistisesti järkevänä niin, että Pasi ja äänimies Kimmo ehtisivät syödä ja nukkua. 

Saatte vielä myöhemmin linkin omalle materiaalisivulle, jolta löytyvät kaikki kuvat ja tekstit markkinointia varten sekä suora linkki tapahtumanne ilmoittautumiseen.

Luethan ohjeistuksen huolella. Lue erityisesti alin “Onhan nämä tehty”. Mikäli et löydä kysymyksiisi vastausta tältä sivulta, ota yhteyttä Sirjaan; sirja@tuplaamo.fi / +358400673039.

Kertauksena

  1. Tehkää yhteistyötä naapuriyhdistysten kanssa yli kuntarajojen. Aikaisemmilla Markkinointi- ja Myynti-iltamat -kiertueilla pienten paikkakuntien tapahtumien osallistujakeskiarvo on 149 kävijää/paikkakunta ( esim. Tohmajärvi, Utsjoki, Sievi, Hanko, Salo). Isoin tapahtuma on ollut Tampereella, jossa paikalla lähes 600 henkilöä. Useimmilla paikkakunnilla tila on loppunut nopeasti kesken.
  2. Kysykää apuja markkinointiin ja kahvituskuluihin aluejärjestöstä. Yhteistyötä voi ja kannattaa tehdä; Uusyrityskeskukset, alueelliset kehitysyhtiöt, Kauppakamarit, Nuorkauppakamari, Myynnin ja markkinoinnin ammattilaiset jne.
  3. Tilaisuuden kuluja voi sponsoroida ulkopuolinen toimija, kunhan ne EIVÄT kilpaile Fennian, Elon, Pihlajalinnan tai mainoslahjayritys Millpointin toimintojen kanssa. Myös pankit ovat valitettavasti rajattu kiertueen maksajien toimesta ulos, koska ne tarjoavat usein myös vakuutuksia.
  4. Illan tulee olla maksuton osallistujalle.
  5. Illan tulee olla avoin kaikille. Myös ei-jäsenille. Käyttäkää iltaa uusien jäsenien hankintakanavana, kutsukaa siis vanhoja, uusia ja potentiaalisia jäseniä. Muistakaa kutsua myös oppilaitostenne yrittäjyyskasvatusopettajia ja opiskelijoita.
  6. Kertokaa tapahtumasta sähköpostitse, nettisivuillanne sekä sosiaalisen median kanavissa. Mikäli käytätte printtimainontaa, saatte siihen valmiin materiaalin (tästä oma ohjeistus kohdassa Markkinointi).
  7. Lähettäkää aktiivisesti tiedotetta paikallisille medioille.
  8. Markkinoikaa tilaisuutta. Tehokkaimmaksi kanavaksi on todettu Facebook ja siellä etenkin niin, että jokainen järjestöaktiivi jakaa tapahtumaa henkilökohtaisessa profiilissaan. Tapahtuman tieto järjestön verkkosivuilla ei riitä. Toisto on tehokasta!

Järjestelyt

Tauot/tarjoilut ovat aikataulun mukaisesti kello 15.30 – 16.30 ja kello 18.00 – 18.30. Osalle kiertueen tapahtumista ihmisiä on alkanut valua paikalle jo puolta tuntia ennen ohjelman alkua. Pyrimme tietenkin viestinnässä tarkentamaan, että tarjoilu alkaa kello 15.30 ja itse ohjelma kello 16.30, mutta osa on aina hätähousuja. Tarjolla olisi hyvä olla vettä, kahvia ja teetä sekä suolaista/makeaa purtavaa. Esimerkiksi Myynti-iltamilla Porissa tarjoiltiin bruschettaa alkuun ja toisella tauolla kääretorttua. Muistakaa, että yrittäjillä on pitkä päivä takana. Mitä parempi tarjoilu, sitä tyytyväisempiä ovat asiakkaat.

Kiertueen pystytys vie oman aikansa. Kiertuepakussa matkustavat normaalisti kouluttaja Pasi ja äänimies Kimmo (välillä mukana on yksi apuri Tuplaamosta), jotka kokoavat kaikkien yhteistyökumppaneiden ständit, kasaavat pöydät, virittävät valot, näytöt ja äänet. Mahdollisuuksien mukaan myös kiertuevihot jaetaan valmiiksi saliin istuimille. Siksi tapahtumapaikka on varattava kiertueen käyttöön jo klo 13 alkaen. 

 
Aikataulu
n. 13.00 Kiertueen pystytys (audio, valot, ständit)
15.30 Kahvia ja verkostoitumista (tarjolle kahvia/purtavaa, järjestön väki paikalla vastaanottamassa vieraat)
16.30 Koulutus, osa I
n. 18.00 Tauko (tarjolle kahvia/purtavaa, sponsorit & järjestäjät ständeillä hankkimassa asiakkaita/jäseniä)
18.30 Koulutus, osa II
20.30 Verkostoitumista
21.00 Kiertueen purku

 

Huomioikaa seuraavaa! Tilaisuuden alussa ei ole mahdollisuutta puheenvuoroille. Eli kaikki kumppanit ja järjestäjät huomioidaan materiaalissa ja esitellään erikseen alussa, väliajalla ja illan päätteeksi vetäjän toimesta. Lisäksi kumppanit saavat näkyvyyden ilmoittautumissivulla, kiitosviesteissä sekä tapahtuman Facebook-sivuilla. Esiintymistilan etuosaan ei rakenneta roll-up viidakkoa, eli jokainen kynnellekykenevä ei sellaista voi paikalle tuoda.

Esimerkkejä

Esimerkkejä Markkinointi-iltamat -kiertueen järjestelyistä. Klikkaa kuvasta nähdäksesi sen suurempana.

Tekniikka

Kimmo Oksanen Tuotantomajakasta hoitaa kiertueella äänentoiston ja valaistuksen. Kimmolta löytyy omat valot & kaiuttimet & piuhat, koska kaikilla paikkakunnilla ei varustusta löydy omasta takaa. Jos tapahtumapaikallasi on oma tekniikkavastaava ja hänellä voisi olla aiheesta kysyttävää, pyydä olemaan yhteydessä Sirjaan.

Jos tapahtumapaikalta ei löydy videotykkiä, laitathan tietoa Sirjalle, jotta asiaan osataan varautua. Tavallisesti tykki ja valkokangas löytyvät tapahtumapaikalta, eikä Kimmo kuljeta niitä mukanaan.

Pasi laittaa esityksen pyörimään omalta tietokoneeltaan (Apple Macbook Air), mutta hänellä on adapterit, joilla koneen saa kiinni tavallisimpiin videotykki-virityksiin.

Kimmolla on mukana myös muutama taulutelevisio, joihin laitetaan pyörimään aikataulu ja sponsoreiden ilmoituksia.

Yhteystyökumppanit

Jokaiselle valtakunnalliselle sponsorille (Fennia&Elo, Millpoint, Pihlajalinna, Tuplaamo) tulee oma paikkansa tavallisesti tapahtumapaikan aulaan tai samaan tilaan kahvitarjoilujen kanssa, vähän tilasta riippuen. Kumppaneille tarvitaan tilaa noin 4 x 2,5 metriä. Jokaiselle pääkumppanille tuodaan kiertuepakussa taustakangas (n. 2,5m x 2,2 m, säädettävä) ja pöytä/pöydät kankaan eteen.

Voitte myös laittaa oman ständin pystyyn ja tämä on suositeltavaakin uusien jäsenien metsästystä varten. Noin puolet osallistujista aiemmilla kiertueilla oli ei-jäseniä. Voitte tarjota myös mahdolliselle omalle sponsorillenne paikkaa ständille.

Tässä on huomioitava, että Kimmo tuo ständit valmiina valtakunnallisen kiertueen yhteistyökumppaneille, mutta paikallisten sponsoreiden pitää huolehtia omasta ”osastostaan”.

Huomioittehan, että kiertueen pääkumppaneille kiertue on tuhansien eurojen investointi, joten heille on taattava päänäkyvyys.

Ilmoittautuminen

Ilmoittautumisjärjestelmä hoituu meidän kauttamme. Järjestelmäämme asetetaan maksimiosallistujamäärä. Jos/kun maksimimäärä tulee täyteen, järjestelmä ottaa osallistujia jonotuspaikoille. Pyytäkää myös tapahtuman järjestävää väkeä ilmoittautumaan, jotta järjestelmässä oleva penkkiluku pitää paikkansa eli penkkiluku=vapaita tuoleja koulutuspaikassa.

Mikäli tapahtumapaikkaan on erilliset saapumisohjeet, laita ne Sirjalle niin saadaan ne lisättyä ilmoittautumisen vahvistusviestiin. Myös mahdollinen ohjeistus pysäköinnistä on hyvä kertoa. Ilmoittautumisjärjestelmä sulkee tapahtumaan ilmoittautumisen automaattisesti päivää ennen tapahtumaa.

Saatte suoran ilmoittautumislinkin tapahtumaanne, kun kaikki tapahtumapaikat ovat vahvistuneet ja kiertue julkistetaan.

Toimitamme teille viikottain tilanteen ilmoittautujamääristä (julkistuksesta lähtien). Toimitamme myös osallistujista kootun ruoka-aineallergialistan, ilmoitattehan mihin mennessä tarvitsette eritysruokavaliotiedot.

Jokainen osallistuja saa ilmoittautumisen vahvistusviestin yhteydessä lipun, jolla osallistua tapahtumaan.

Kaikilla osallistujilla on ollut jokaisessa tapahtumassa nimikyltit. Nimikylttien tehtävänä on ollut helpottaa verkostoitumista. Lisäksi nimikylttiin on järjestön jäsenhankintaa varten tehty erilaisia “koodauksia”, esimerkiksi yhdistyksen logo kaikkien jäsenien nimikyltteihin tai punainen pallo kaikkien ei-jäsenten nimikyltteihin. Se, miten nimikyltti asia on meidän puoleltamme järjestetään, on vielä auki. Aikaisemmilla kiertueilla järjestäjille on toimitettu nimilistat ja he ovat itse tulostaneet kyltit osallistujille.

Markkinointi

Kiertueen markkinointi aloitetaan sen jälkeen, kun kiertuepaikkakunnat on julistettu. Julkistuspäivä ilmoitetaan teille myöhemmin.

Teillä on elintärkeä rooli markkinoinnissa, kun viestitte tapahtumasta jäsenillenne. Kiertueen virallinen hashtag on #myilta. Käyttäkää suoraa linkkiä https://www.myynti-iltamat.fi Twitterissä, Facebookissa, LinkedInissä ja muissa somekanavissa, kun viestissä ei ole koko sisältöä (ohjelma ja aikataulu). Markkinoimme kiertuetta kiertueen Facebook-sivuilla, ja postauksiemme jakaminen on erittäin suotavaa, koska Facebookin algoritmi tykkää siitä.

Saatte ennen kiertueen julkistusta käyttöönne kuvapankin ja valmiit viestipohjat markkinoimiseen sekä tiedotteen lehdistöä varten. Mikäli haluatte mainostaa tapahtumaa lehdissä tai muualla, se tulee teidän kustannettavaksenne, mutta voimme tuottaa teille valmiin materiaalin. Jos on siis toiveita lehtimainoksista, flyereista, julisteista tai muusta materiaalista, laita viestiä Sirjalle. Laitattehan lehtimainospyynnöt hyvissä ajoin, mielellään viikkoa ennen toimituksen aikarajaa. Kerro lehtimainospyynnössä minkä paikkakunnan tapahtumasta on kyse, mihin mediaan ilmoitus on tulossa ja minkä kokoinen ilmoituksen tulisi olla. Lisäksi kerro milloin ilmoitus täytyy toimittaa ja minne. Jos mahdollista, liitä mukaa lehden mediakortti tai ainakin linkki lehden nettisivuille. Lisäksi mainosta varten tarvitaan haluamanne logot painolaatuisina. Tilaa ilmoitus vähintään viikkoa ennen lehden omaa aineiston toimittamisen eräpäivää.

Onhan nämä tehty?

  1.  Ilmoita Sirjalle tapahtumapaikan osoite, maksimiosallistujamäärä ja mahdolliset saapumis- /pysäköintiohjeet. Varmista, että tapahtumapaikalle pääsee jo kello 13 kasaamaan ständejä.
  2.  Jos tapahtumapaikalla on tekniikkavastaavaa, toimita yhteystiedot Sirjalle
  3.  Mikäli tapahtumapaikalta ei löydy videotykkiä, kerro Sirjalle
  4.  Mihin (aulaan/kahvioon/juhlasaliin..) on varattu tilaa neljän pääkumppanin ständeille (2,5 x 4 metriä / kumppani)? Jos olet epävarma riittääkö tila, soita Sirjalle.
  5.  Kerro Sirjalle milloin viimeistään tarvitsette allergiatiedot tarjoiluja varten.
  6.  Käytetäänkö markkinoinnissa aluejärjestön vai paikallisyhdistyksen logoa, vai kenties molempia? Toimita logo(t) sekä mahdollisten paikallisten sponsorien logot pian mielellään pdf-muodossa, jotta saamme tuotettua teille kuvamateriaalit markkinointiin.

Lähetä tiedot: sirja@tuplaamo.fi tai soita +358400673039.

 

Copyright 2019 - Myynti-iltamat - All Rights Reserved

Tietosuojaseloste